
去年我們丟了個200萬的大單——原因離譜到哭:對手拿的方案,跟我們一模一樣。
后來一查,是實習生用私人微信把終版文件“發給朋友幫忙改格式”……結果一去不回。
老板氣得連開三次會:“以后誰再亂傳文件,直接走人!”
可光靠吼有用嗎?員工可能真沒惡意,但一個復制、一次上傳,核心資料就沒了。
直到IT上了域智盾軟件,現在哪怕文件被拷走、發出去,沒授權?打開全是亂碼!
今天我就用嘮嗑的方式告訴你:選文檔加密軟件,這6個功能一個都不能少!
1. 多種加密模式:
別以為加密就是“全盤鎖死”:
透明加密:設置好加密的應用以及后綴之后,創建新的文檔編輯保存之后就會自動的強制的加密,在授信環境下打開保存不需要手動加解密,但是離開授信環境就是一堆亂碼;
智能加密:可以編輯保存加密文件,但是自己本地電腦生成的文件不加密;
落地加密:文件到達加密應用后綴環境中就會自動加密,外發同樣亂碼;
還支持只讀、禁止復制剪貼、甚至“只解密不解密”等精細策略。
{jz:field.toptypename/}2. 加密區域:
財務部不需要看研發代碼,銷售部也別總好奇人事的薪酬文件。加密區域功能就是給公司內部劃出清晰的“數字邊界”。
可以按部門、項目組甚至個人設置不同的加密空間,A部門的文件B部門無法解密查看。這樣即使文件不小心傳到內部其他部門,也只是一堆亂碼,從根源上防止了內部越權。
3. 全格式支持:
你以為公司只有文檔要加密?太天真了。設計部的CAD圖紙、PS源文件;研發部門的源代碼、數據庫文件;市場部的宣傳視頻、音頻素材;產品部的3D模型文件
真正的加密系統必須支持各種文件類型,不能有漏網之魚。我們選的軟件就覆蓋了200多種格式,連一些冷門的設計軟件格式都支持,這才讓人放心。
4. 敏感文件報警:
總有那么一些文件特別敏感——收購預案、核心技術文檔、未發布的財報……
好的加密系統應該能做到:一旦有人試圖外發這些敏感文件,立即觸發報警。
管理員馬上收到通知,可以第一時間干預。這功能就像在公司數據周圍裝了感應警報器,有人觸碰紅線立即預警。
5. 完整操作記錄:
“文件怎么外泄的?”——這是出事后最難查清的問題。加密系統必須記錄完整的文件操作日志:
誰在什么時候打開了什么文件;是否嘗試復制、打印、截屏;是否通過U盤、郵件、網盤外發;甚至改了什么內容都要有版本記錄。
這不僅是為了事后追責,更重要的是形成威懾——員工知道所有操作都被記錄,就會更謹慎。
6. 離線管控:
現在很多人用筆記本辦公,帶回家、出差用是常態。但設備一旦離開公司網絡,加密就失效了嗎?當然不能!
離線管控功能可以設置離線使用時長(比如12小時),超時后文件自動加密。
挑加密軟件那會兒,我們IT同事說了一句特別實在的話:“選加密系統不是選最貴的,是選最合適的——既要把數據管住,又不能把員工逼得沒法干活。”
現在我們用這款軟件快三個月了,除了剛開始培訓那兩天有點不適應,現在大家基本都習慣了。
該加密的文件自動加密,日常辦公沒感覺任何不便,最重要的是——老板終于不用每天提心吊膽,擔心公司核心資料什么時候就“裸奔”在互聯網上了。
如果你也在選型,建議就拿這6條去對照,功能不全的直接pass。畢竟數據安全這事兒,不怕一萬,就怕萬一。一次泄露造成的損失,可能比整個加密系統都貴得多。
數據安全就像買保險——平時覺得多余,出事時才知道它的價值。 別等真出問題了,才后悔沒早點上心。#文檔加密軟件#
小編:小雪